Étude de cas en vedette: Guxo

À propos de Guxo et de ses objectifs d'initiative

En 2021, Guxo, une organisation de la société civile dirigée par des jeunes albanais, a lancé une initiative pour surveiller les marchés publics dans le secteur de l'éducation afin d'améliorer la transparence, la responsabilité et la participation des citoyens. Suite au tremblement de terre dévastateur de 2019, le gouvernement albanais a alloué 33,4 millions d'euros à la reconstruction d'écoles publiques en Albanie, visant à construire 37 nouvelles écoles en Albanie en 2021. L'initiative de Guxo visait à contrôler les marchés publics gérés par la municipalité de Tirana pour l'école programme de reconstruction et analyser les données sur les dépenses pour évaluer si les institutions clés s'acquittaient de leurs responsabilités, découvrir des cas potentiels de corruption ou d'abus et identifier les lacunes en matière de transparence et de participation des citoyens tout au long du processus. En présentant leurs conclusions et recommandations à des publics clés, Guxo visait à :

• Favoriser des processus de passation des marchés publics plus réactifs, responsables et transparents ; et
• Accroître la sensibilisation des citoyens et l'accès à l'information sur les marchés publics.

Surveillance du processus politique

Avant de lancer son initiative, Guxo a mené une analyse d'économie politique pour évaluer la dynamique du pouvoir entre les parties prenantes, l'environnement réglementaire des marchés publics, l'accessibilité des informations sur les marchés publics et d'autres efforts de surveillance axés sur les responsabilités fiscales du gouvernement. Cette analyse a contribué à éclairer la planification et la conception de la campagne de surveillance.

En raison de la nature technique du contrôle des marchés publics, Guxo a également cherché à renforcer ses connaissances et ses compétences sur le système de passation des marchés publics de l'Albanie et sur le contrôle des marchés publics plus largement. Avec le soutien technique du NDI, l'équipe de Guxo a découvert la législation, les institutions, les procédures et les acteurs qui gèrent le système des finances publiques de l'Albanie, ainsi que les stratégies et techniques de contrôle indépendant des marchés publics. Cela a permis à Guxo de produire un plan de suivi initial, comprenant des objectifs de collecte de données et un cadre analytique.

Une fois les paramètres de la campagne de surveillance en place, Guxo a organisé une série d'ateliers avec son équipe pour comprendre ses principaux publics cibles et comment adopter une approche de conception centrée sur l'humain pour la mise en œuvre et les communications. Après avoir mené une session de cartographie des intérêts de pouvoir et révisé leur analyse du public cible, l'équipe a conclu que les principaux publics cibles de la campagne étaient les enseignants et le gouvernement municipal. Ils ont développé des personas d'utilisateurs qui ont identifié les besoins et les motivations des publics cibles par rapport aux objectifs de la campagne, afin d'ancrer l'analyse des données et le plan de communication dans une approche qui engage directement ces publics et répond mieux à leurs besoins et priorités. À la suite des ateliers, Guxo a finalisé sa méthodologie de suivi, ses outils de collecte de données et un plan d'action décrivant les phases, le calendrier et les activités de l'initiative. Les outils de suivi de Guxo comprenaient un formulaire d'observation pour suivre les indicateurs de chaque projet de construction d'école, une enquête auprès des acteurs de la communauté scolaire et une base de données Excel pour cataloguer et suivre les données collectées.

Collecte et analyse des données

Guxo a créé des outils de surveillance pour recueillir des données à partir de sources primaires et secondaires. Les sources secondaires comprenaient l'extraction de données accessibles au public à partir de sites d'approvisionnement ouverts et la soumission de demandes d'informations à la municipalité de Tirana et les sources primaires comprenaient des visites d'observation sur site et des entretiens avec des parties prenantes des communautés scolaires. Guxo a effectué plus de deux douzaines de visites d'observation sur les sites du projet et les communautés environnantes pour évaluer les progrès et recueillir les commentaires des parties prenantes. À l'aide des questions de l'enquête, Guxo a rencontré différentes parties prenantes de la communauté scolaire, notamment des enseignants, des élèves et des parents, afin de mieux comprendre leurs attentes en matière de reconstruction et leur expérience à ce jour dans le processus de reconstruction.

L'inclusion de visites d'observation sur site, en tant que forme directe de suivi, a permis à Guxo de développer une relation avec la communauté scolaire et de la faire participer à la campagne. En conséquence, en plus de collecter des données et de mieux comprendre la perspective locale, cela a permis d'établir une relation avec les communautés qui a mieux permis les communications de suivi et le partage d'informations.

Le NDI a aidé Guxo à engager un expert en marchés publics pour animer un atelier de planification sur le traitement et l'analyse des données qui comprenait des sessions sur l'affinement et l'organisation des données, l'analyse et la comparaison des contrats d'approvisionnement et l'identification de modèles complexes dans les données. Guxo a développé un cadre pour identifier les risques d'intégrité et de collusion et a développé des indicateurs de risque correspondants. Par exemple, certains des indicateurs de risque devaient identifier la tendance des contrats à soumissionnaire unique et la part de l'acheteur dans les contrats attribués. Sur la base de ce cadre, Guxo a élargi ses efforts de collecte de données pour inclure des données historiques au cours des trois dernières années afin d'incorporer une analyse comparative, qui a fourni de nouvelles informations sur les indicateurs de risque.

Après avoir terminé la collecte de données et examiné les indicateurs de risque, Guxo a analysé les données pour identifier les lacunes critiques en matière de transparence, d'accessibilité et d'engagement des citoyens, ainsi que les domaines à risque de malversation ou de corruption. À la suite de l'analyse, Guxo a élaboré une série de recommandations pour ses principaux publics visant à :

• Promouvoir un partage en ligne plus réactif, responsable et transparent des données sur les marchés publics par la municipalité de Tirana ; et
• Créer davantage d'opportunités de consultation publique sur les efforts de reconstruction et sensibiliser les citoyens aux canaux existants pour s'engager avec la municipalité de Tirana sur des projets de marchés publics.

Afin d'atteindre ces objectifs de campagne, Guxo a élaboré un plan de communication stratégique qui garantirait que les messages autour des recommandations trouvent un écho auprès de leurs publics cibles de manière à les inciter à l'action.

Communiquer votre suivi

Pour diffuser leurs conclusions et recommandations, Guxo a élaboré un rapport de suivi et des stratégies de communication ciblées pour ses publics cibles - les enseignants et la municipalité de Tirana. Avec une compréhension des principales conclusions et recommandations de la surveillance, Guxo a poursuivi le processus de conception centré sur l'humain pour comprendre comment leurs publics cibles interagiraient avec ces informations et comment élaborer au mieux les messages pour atteindre les objectifs de la campagne. Grâce à une série d'exercices, Guxo a commencé par confirmer deux publics clés auxquels donner la priorité à leur sensibilisation : la municipalité de Tirana et les enseignants des écoles publiques. Pour chaque public cible, Guxo a réfléchi aux messages et au type d'engagement qui résonneraient le plus directement avec eux. Guxo a construit des histoires d'utilisateurs sur la façon dont différents sous-ensembles d'acteurs au sein des publics cibles s'engageraient avec les conclusions et les recommandations de la campagne en fonction de leurs besoins et de leurs motivations. Cela a permis à Guxo d'explorer et de remettre en question les hypothèses concernant le format d'information et de messagerie qui atteindrait le public le plus efficacement. Pour valider les témoignages d'utilisateurs et les messages, Guxo a mené un entretien de groupe avec des enseignants d'écoles publiques locales afin de recueillir leurs points de vue et leurs commentaires sur les résultats et les stratégies de communication. Ces exercices ont permis de découvrir toutes les hypothèses sur les besoins et les motivations du public cible, d'examiner la dynamique du pouvoir local et d'identifier les sujets potentiellement sensibles. Sur la base de ces informations, Guxo a pu affiner la stratégie de communication pour susciter des réponses plus puissantes des publics cibles de manière à faire progresser leurs objectifs de surveillance.

À la suite des séances de rétroaction, Guxo a organisé une séance de prototypage pour concevoir deux produits destinés à ses publics cibles. L'un des produits était une ébauche d'une base de données en ligne sur les marchés publics conçue pour montrer à la municipalité de Tirana comment et sous quel format les données sur les marchés publics pouvaient être présentées dans un format plus accessible. Pour assurer la sensibilité politique, Guxo a fait participer le gouvernement au processus en rencontrant des représentants pour les informer de leurs conclusions et recommandations à venir. En informant les représentants avant la publication officielle, Guxo visait à établir la confiance et une relation avec la municipalité qui pourraient faciliter une plus grande ouverture à l'écoute et à l'adoption des recommandations. Dans leur message, Guxo a également tiré parti des objectifs politiques actuels de la municipalité, par exemple, la réputation de Tirana en tant que Capitale européenne de la jeunesse 2022, pour promouvoir une plus grande ouverture et collaboration.

L'autre produit impliquait une page Web sur le site Web de Guxo contenant des informations concises et faciles à comprendre pour les enseignants et la communauté scolaire au sens large afin de connaître l'état des projets de reconstruction de l'école, comment s'engager dans le processus pour recueillir des informations et fournir des commentaires aux municipalité et les consultations publiques tenues à ce jour. Cette page Web présente une version simplifiée des données de surveillance de Guxo qui adapte la messagerie pour partager les informations les plus pertinentes pour les communautés scolaires et motive l'engagement, plutôt que de mettre l'accent sur les détails techniques ou les résultats négatifs. L'objectif est de sensibiliser les communautés scolaires non seulement aux mises à jour des processus de passation des marchés scolaires et aux résultats du suivi, mais également aux avantages de s'engager dans le processus de passation des marchés publics pour la reconstruction des écoles et au type de communication et de responsabilité qu'ils devraient être en mesure de attendre de la municipalité. Adoptant une approche itérative, Guxo a l'intention d'observer régulièrement l'engagement avec sa page Web pour adapter la messagerie au besoin et envisage de l'étendre pour créer des campagnes sur les réseaux sociaux et WhatsApp pour présenter aux communautés scolaires des informations accessibles sur la façon de s'engager.

Évaluation de l'impact

À l'automne 2022, Guxo en était encore aux premiers jours de la communication de ses conclusions et recommandations ainsi que de l'évaluation de l'impact de sa campagne. En rassemblant des informations essentielles sur le niveau de sensibilisation et d'engagement des citoyens dans le processus de reconstruction des écoles et sur l'accessibilité des données sur les marchés publics de manière plus générale, Guxo a pu canaliser ces informations dans des recommandations soigneusement élaborées et des stratégies de communication ciblées. Grâce à un engagement régulier avec les communautés scolaires au cours du processus de collecte de données, Guxo a constaté que les élèves et les parents commençaient à montrer un intérêt accru pour le processus de reconstruction et ont exprimé le désir d'avoir plus d'informations sur la manière de s'engager et de défendre leurs intérêts. Guxo a l'intention de s'appuyer sur leurs liens avec la municipalité et les communautés scolaires, en particulier les étudiants, pour servir de pont pour permettre une meilleure communication et faire progresser les mécanismes permettant aux étudiants de canaliser leurs intérêts et leurs commentaires vers la municipalité.

Leçons apprises

• Comprendre les compétences et les connaissances nécessaires au contrôle des marchés publics. Évaluez en interne les compétences et les connaissances que le groupe apporte à la table et où il y a des lacunes qui doivent être développées, et apportez l'expertise nécessaire le plus tôt possible dans la campagne de surveillance. Cela est particulièrement vrai pour les compétences nécessaires pour comprendre le système de passation des marchés publics et pour développer et mettre en œuvre l'initiative de surveillance en conséquence, en particulier la collecte et l'analyse des données.
• Prévoyez de consacrer suffisamment de temps à la phase de préparation et à la phase de collecte des données. L'un des principaux points à retenir de Guxo est la nécessité de consacrer suffisamment de temps à la collecte de données. En fonction de l'objectif de la surveillance et de la transparence et de l'accessibilité des données, le processus de collecte des données peut prendre plusieurs mois. Dans le même ordre d'idées, il est important de prévoir du temps supplémentaire pour le traitement et l'analyse des données, ce qui, dans le cas de Guxo, a conduit à un cycle supplémentaire de collecte de données avant que l'analyse ne puisse être terminée. Pour soutenir une planification et une mise en œuvre efficaces de la campagne, il est essentiel de déterminer des indicateurs d'analyse des données lors de la finalisation de la méthodologie de suivi et d'élaborer le plan de communication le plus tôt possible pour éviter les retards lors de la mise en œuvre. Le calendrier sera différent pour chaque projet, mais la recommandation générale de Guxo est : la préparation du suivi (mois 1 à 4), la collecte de données (mois 3 à 8), l'analyse des données (1 semaine), les communications (en cours).
• Réfléchissez à la façon de tirer parti des avantages uniques des jeunes dans le suivi. Les fonctionnaires pourraient être plus disposés à partager des informations.