Outils de communication

Il existe un certain nombre d'outils de communication qui peuvent être utilisés pour communiquer sur les résultats du suivi et les recommandations. Les rapports de suivi sont le type d'outil le plus courant, mais cette section couvre également d'autres types d'outils de rapport.

Rapports de suivi

Les rapports de suivi sont en général des rapports périodiques que les organisations rendent publics sur une base annuelle, biannuelle, voire mensuelle. Ces rapports doivent comprendre certaines sections clés entre autres, une introduction, une méthodologie, des résultats, des conclusions et des recommandations.

Dans l'introduction, le rapport expose le bien fondé de ce type de suivi, l'importance du processus politique cible, les personnes responsables du processus et l'importance d'améliorer ce processus. La section méthodologie est la section dans laquelle vous expliquez l'approche de suivi, les outils utilisés et les activités réalisées.

La section des résultats doit rendre compte des informations que vous produisez grâce à votre suivi et à vos données. Ce sont les preuves qui montrent ce qui arrive à un processus politique donné. Les infographies qui relatent l'histoire et présentent vos informations dans un format facile à comprendre sont incluses ici dans les sections consacrées aux résultats.

La section conclusion comprend votre analyse des raisons pour lesquelles vous pensez que quelque chose se passe ou ne se passe pas. C'est là que vous évaluez les causes des insuffisances ou des déficits du processus politique cible et les causes profondes de l'inaction du gouvernement pour changer la situation, telles que le manque de volonté, de savoir-faire ou de capacité par exemple.

La section des recommandations détaille les recommandations qui ont été élaborées sur la base de votre analyse des faits. Cette section fait des propositions spécifiques afin d'améliorer le processus politique cible et sert d'appel à l'action pour l'institution gouvernementale qui est ciblée. Chaque recommandation du rapport de suivi doit respecter cinq règles, également connues sous l'acronyme anglais de règles LEADS.

Chaque recommandation doit être :

• Liée aux conclusions. Ce n'est pas le moment de soulever de nouvelles problématiques qui n'ont pas été prévues dans la section des conclusions.
• Bien mis en Évidence dans le rapport.
• Adressée à une institution spécifique afin d'indiquer clairement à qui s'adresse l'appel à l'action.
• Réalisables - elles doivent être dans les limites du pouvoir et des capacités des institutions cibles.
• Concise - pas trop général, mais pas trop long non plus au point de prêter à confusion.

Par exemple, si vous recommandez à une institution d'être plus transparente, dire simplement que « l'institution doit être plus transparente » est trop court et trop général. La transparence est un terme vaste, et à ce titre, une recommandation est plus efficace si elle est concise mais spécifique à l'institution qui est ciblée et si elle décrit la norme souhaitée ou la manière d'améliorer le processus. Toutefois, vous devez éviter d'entrer dans trop de détails afin de ne pas submerger le public. Des détails supplémentaires peuvent être inclus dans la section des résultats.

Une liste de vérification du rapport de suivi est disponible dans la section Ressources supplémentaires pour vous aider à rédiger un rapport de suivi efficace.

Rapports de suivi parlementaire

Les produits les plus courants issus des initiatives de suivi parlementaire sont les rapports de suivi, même si au fur et à mesure que l'Internet se développe, une plus grande partie des rapports sont mis en ligne sur des sites web et des tableaux de bord. Les groupes ont publié des rapports de suivi parlementaire soit annuellement, soit après la tenue de chaque session législative. Les rapports sont en général rédigés à l'intention des députés ou des collectivités locales, des bailleurs et des médias, mais n'empêche qui puissent également être distribués au public. En fonction de l'objectif du suivi (ouverture, fonctionnalité ou performance des Membres du parlement), les rapports peuvent contenir des recommandations sur l'un ou l'ensemble des sujets suivants :

• Respecter les exigences des normes législatives ;
• Renforcer les capacités de rédaction et d'approbation de la législation ;
• Organiser des auditions publiques dans le cadre du processus d'élaboration de la législation ;
• Prendre en compte les priorités des citoyens et agir en conséquence ;
• Mettre en œuvre la législation ; et
• Rendre les procédures budgétaires transparentes.

Tableaux de bord des performances

Un autre outil de production de rapports utilisé pour sensibiliser et communiquer sur les conclusions est le tableau de bord des performances. Les groupes publient en général des fiches d'évaluation législatives principalement à l'intention des citoyens et des autres OSC. Les tableaux de bord peuvent être rédigés sous une forme narrative ou dans un format tableau de bord qui est beaucoup plus statistique. Les types d'informations révélés dans les fiches d'évaluation législatives sont beaucoup plus axés sur les « rouages » des procédures législatives que sur les recommandations formulées dans les rapports de suivi ; ces fiches ont capturé des informations sur :

• La participation des législateurs aux réunions plénières et aux réunions des commissions ;
• La participation aux tables rondes et débats organisés par les OSC ;
• Le nombre de lois débattues ; et
• Le nombre de réunions tenues avec les parties prenantes à l'initiative des législateurs.

Les sites web et pages de médias sociaux

Les sites web peuvent être des outils puissants pour faire connaître les résultats et les recommandations de l'initiative de suivi. Qui plus est, des outils logiciels qui permettent de traiter, d'analyser et de visualiser les données parlementaires, appelés « informatique parlementaire », peuvent être intégrés aux sites web. Les sites web peuvent également être utilisés pour demander des comptes aux législateurs et accroître les échanges entre les législateurs et leurs électeurs. Les résultats et les analyses des sites web de suivi peuvent fournir aux citoyens les informations dont ils ont besoin pour lancer des campagnes de plaidoyer ou d'organisation, ou simplement leur permettre de prendre des décisions plus éclairées sur la manière dont ils voteront au cours des prochaines échéances électorales. Les sites web de suivi peuvent également contenir les coordonnées des législateurs, ce qui peut améliorer l'accès pour les citoyens. Plus récemment, des sites web et des pages de médias sociaux ont été utilisés pour faciliter les questions et les réponses entre les législateurs et les citoyens sur les sujets discutés dans les procédures parlementaires.

Voici quelques exemples du type d'informations qui figurent sur les sites web de suivi :

• L'actualité parlementaire mis à jour en permanence ;
• Les rapports de suivi ;
• Les documents de référence sur le Parlement, les blocs parlementaires et les commissions ;
• L'actualité et études parlementaires ;
• Les articles et brèves analyses des données de suivi rédigés par les observateurs et les chercheurs des partenaires ;
• Les commentaires publiés par les citoyens sur les médias sociaux ;
• Les questions des citoyens et les réponses des membres du parlement ;
• Les bios des membres du parlement ; et
• Les coordonnées des membres du parlement.

Systèmes de gestion des relations avec les contacts

Outre les sites web, les campagnes de sensibilisation et de communication peuvent également bénéficier de systèmes de gestion des relations avec les contacts (CRM) qui vous permettent de partager plus efficacement les informations avec le public. Ces outils vous permettent de conserver une base de données de contacts des parties prenantes et de gérer des communications de manière systématique avec des contacts sélectionnés au fil du temps. Par exemple, un outil de gestion de la relation avec les contacts peut être utilisé pour partager des rapports de suivi et des informations avec un groupe de parties prenantes intéressées. Il peut servir à identifier des publics clés en fonction de leurs intérêts ou de leurs actions, et même pour organiser des événements ou des campagnes. NDI est un contributeur au CiviCRM,⁴⁶ la première plateforme CRM à source ouverte, qu'il met gratuitement à la disposition de son personnel et de ses partenaires via son service d'hébergement DemCloud.⁴⁷

Infographies

Les infographies, comme le mot l'indique, racontent l'info (les informations) par le biais de graphiques. Elles racontent une histoire de manière visuelle et facile à comprendre et peuvent aider à simplifier des données complexes en « reliant les points ». Elles peuvent être utilisées pour expliquer de manière concise le processus politique cible, qui est responsable de quoi et identifier les problèmes ou les lacunes.

La création d'infographies requiert une certaine créativité et des compétences techniques. Cependant, il existe de nombreuses ressources pour vous aider à visualiser vos données qui ne nécessitent pas que vous soyez un concepteur visuel expérimenté, comme Infogram ou Canva.⁴⁸ Ces sites proposent divers modèles pour vous aider à démarrer et des versions gratuites de base qui présentent certaines limites mais qui sont assez suffisantes pour faire des illustrations simples.

La réalisation d'une infographie efficace se fait en six étapes : 1) Identifier le message que vous voulez faire passer ; 2) Sélectionner un modèle ; 3) importer vos données ; 4) Ajouter votre message ; 5) Affiner et simplifier votre message ; et 6) Tester votre message. Si le message et le graphique ont un sens et sont facilement compréhensibles pour une personne non affiliée à votre initiative de suivi, alors votre message est probablement prêt à être diffusé.

Une image de marque cohérente peut contribuer à améliorer la crédibilité de vos infographies et à faire en sorte vos infographies soient attribuées avec précision à votre organisation même si elles sont partagées hors contexte en ligne. Vous pouvez le faire en y ajoutant le logo de votre groupe, en utilisant des couleurs de manière cohérente, ou en y ajoutant un hashtag ou un hyperlien qui renvoie à plus d'informations sur votre initiative de suivi.

Réunions de la mairie

Les données recueillies dans le cadre de l'initiative de suivi peuvent également être utilisées pour éclairer les réunions de la mairie, les tables rondes ou les débats auxquels participent à la fois des législateurs, des représentants d'OSC, des citoyens et des membres de partis politiques. Les groupes de suivi et les OSC de base ont organisé ce type d'événements au sein de leurs réseaux afin de donner l'occasion aux citoyens de discuter directement et de manière constructive avec leurs représentants. Les discussions et les débats tournent en général autour des rôles et des performances des législateurs, de la perception des législateurs par les citoyens et des sujets identifiés comme problématiques dans les conclusions du suivi. Ces fora publics sont également l'occasion pour vous d'expliquer l'importance de l'initiative de suivi, de diffuser les rapports de suivi et autres produits d'information, et de recueillir des idées sur la manière d'améliorer les futures initiatives de suivi. Ces fora publics ont le potentiel d'inciter les citoyens à utiliser les conclusions du suivi pour éclairer des campagnes de plaidoyer et d'autres initiatives d'organisation et de sensibilisation.

Les réunions publiques hybrides ou virtuelles peuvent tirer parti de la technologie pour accroître la portée de ces activités. Grâce à des outils de vidéoconférence à l'instar de Zoom ou Signal,⁴⁹ les citoyens peuvent avoir la possibilité d'échanger avec les représentants même s'ils ne peuvent pas être physiquement dans la salle. La diffusion et l'enregistrement des réunions publiques physiques à la mairie peuvent avoir un effet positif sur la transparence, à la fois pour les journalistes que pour les membres du public qui s'intéressent aux débats, mais dont des obstacles limitent la capacité à y participer en personne. Les réunions publiques téléphoniques, qui utilisent un logiciel de téléconférence pour inviter activement les citoyens à participer à des fora disponible uniquement en audio, peuvent par ailleurs améliorer l'accès pour les personnes qui ne disposent pas d'une connexion Internet ou d'un ordinateur capable de participer aux conférences Zoom. Ce format de réunion publique peut s'avérer particulièrement efficace pour toucher les personnes âgées.