Un suivi efficace nécessite une bonne planification et des objectifs clairs. "IMPROVE" est un acronyme anglais pour chacune des étapes clés des initiatives de suivi efficace des processus politiques :
- Identifier ses objectifs.
- Mobiliser ses ressources et son personnel.
- Planifier ses activités et ses outils de suivi.
- Relever ou recueillir des données.
- Décrire dans les grandes lignes ce qu'on a relevé.
- Exposer ses conclusions et ses recommandations.
- Évaluer dans quelle mesure vous avez atteint vos objectifs de suivi
Certaines initiatives de suivi efficaces font appel à la Conception axée sur l'humain (CAH), une méthodologie qui permet de concevoir des produits, des services et des campagnes numériques qui se veulent conviviaux et efficaces. La CAH peut vous aider à définir vos objectifs, à identifier votre public cible et à comprendre ses besoins et ses désirs à l'effet de concevoir des outils numériques qui résolvent des problèmes réels. Un processus de CAH commence également par une analyse de l'écosystème pertinent des acteurs et des informations en présence. Cette approche est bénéfique pour comprendre comment votre initiative de suivi peut avoir le plus d'impact dans les communautés et le contexte dans lesquels vous évoluez, et comment vous pouvez vous engager avec votre public cible tout au long de la conception et de la mise en œuvre de l'initiative de suivi. Grâce à des activités peu coûteuses, de type « bricolage », la boîte à outils Co/Act du NDI18 peut vous aider à adopter cette approche pour votre initiative de suivi.
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Dans un premier temps, identifiez le processus politique cible (programme gouvernemental, institution ou agents publics cibles) que vous souhaitez suivre, y compris les insuffisances ou les besoins dans le processus ou quelque chose qui pourrait être amélioré. Posez des questions sur le niveau actuel de transparence, sur la réactivité des institutions et des officiels à l'égard des citoyens, sur le niveau d'accès au processus, etc.
Identifiez également les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce au suivi. Imaginez comment l'initiative de suivi peut améliorer le processus politique et à quoi ressemblera la participation civique à ce processus. Identifiez les questions primordiales auxquelles il faut répondre au cours de l'initiative. Il est recommandé à cette étape de sonder les citoyens et les parties prenantes afin de déterminer leurs intérêts, leurs priorités, leurs besoins et leurs attentes quant à l'initiative de suivi.
Vous devez également identifier les parties prenantes : celles qui seront les plus touchées par le processus, et celles qui souhaitent en savoir plus sur le processus ou qui peuvent vous soutenir dans votre travail. Étant donné qu'il faut souvent beaucoup de temps pour obtenir des résultats ou des améliorations, il est important d'établir un but clair avec des objectifs à court, moyen et long terme.
Astuce : Effectuez une analyse des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces (SWOT) du suivi du processus politique cible. Grâce à l'analyse, explorez les forces et les faiblesses de votre organisation en termes de capacités humaines, de capacités techniques et de ressources financières, ainsi que les relations de votre organisation qui pourraient bénéficier ou entraver l'initiative. Identifiez les possibilités d'engagement stratégique, ainsi que les risques ou menaces potentiels de ce type de travail ou les secteurs de résistance probable. Examinez ce qui se fait déjà dans cet espace et quels efforts sont complémentaires ou antagonistes.
L'étape suivante consiste à mobiliser des ressources, des militants et la communauté pour qu'ils participent à votre suivi. Il est important de réfléchir à la manière d'impliquer les gens dans votre travail et de rallier le soutien d'une communauté. Vous devez à tout le moins informer la communauté au sein de laquelle vous allez travailler pour commencer à rallier son soutien et à recueillir ses suggestions. Le fait de consacrer du temps à la mobilisation de vos ressources signifie que vous devrez peut-être mener des activités de collecte de fonds et que vous devrez peut-être réorganiser et réaffecter l'équipe de votre organisation. Il est utile de passer par cette étape pour définir la portée de votre initiative de suivi et pour vous assurer que vous êtes mieux préparé quant à la planification de l'initiative.
Dans cette étape, vous élaborez un plan d'actions dans lequel vous dressez la liste des objectifs, des activités, des outils de suivi et des personnes qui mèneront ces activités et en assureront le suivi à l'aide de ces outils. Si les données sont collectées à différentes dates et dans différents lieux, l'approche de suivi doit tenir compte de ces nuances pour éviter les incohérences dans les données. L'identification des moyens de normaliser la collecte des données et de faire preuve de transparence et de discernement quant à la manière dont les données sont recueillies augmentera la crédibilité des résultats. C'est également à ce moment-là que vous planifiez la manière dont vous allez effectuer le suivi, que vous gérez l'initiative de suivi et que vous protégez la vie privée et la sécurité des personnes et des informations tout au long du processus de suivi.
Astuce : Commencez petit. Vous pouvez commencer par n'observer qu'une partie d'un processus, ou une seule caractéristique du processus. Par exemple, vous pouvez commencer par observer le degré de transparence du processus. Cela peut être fait assez facilement et peut vous donner une bonne idée de la facilité ou du défi que représente le suivi de l'institution cible. Commencez peut-être par observer et suivre les décisions et les actions d'un seul service d'une institution publique plus importante, ou d'un seul canton plutôt que d'une zone géographique plus vaste. Les initiatives pilotes sont un moyen pratique de commencer le suivi. De cette façon, vous pouvez renforcer vos capacités de suivi et passer plus rapidement à l'étape de l'évaluation, tout en réduisant les dépenses.
Une autre partie essentielle de l'étape de planification est l'organisation de l'équipe responsable de la gestion du projet, de la collecte et de l'analyse des données, et de la communication sur le travail de suivi. Attribuez des responsabilités concrètes aux observateurs qui utiliseront les outils pour recueillir les informations requises et les communiquer.
En particulier, il est bon de réfléchir à la personne qui traitera et analysera les données, et de se demander s'il faut pour cela engager un expert externe en analyse de données ou former une personne de votre organisation à l'analyse et aux processus de données. Si les observateurs doivent être étroitement impliqués dans la partie analyse, en termes de retour d'information, ils se concentrent en général sur l'observation et l'enregistrement d'une partie très précise du processus, et sont donc susceptibles d'avoir le plus d'informations uniquement dans ce domaine plutôt que sur la situation dans son ensemble.
L'étape d'enregistrement, la plus longue de l'initiative de suivi, est la collecte de données, où vous observez et recueillez les données dont vous avez besoin grâce à vos outils de suivi. Les méthodologies et les outils d'observation que vous utilisez pour ce faire seront abordés plus en détail dans les sections ultérieures intitulées « Outils de suivi » et « Collecte de données ». Vous y trouverez des détails sur les différents outils que vous pouvez utiliser pour mener le suivi d'un processus politique ainsi qu'un aperçu du processus de collecte de données. Étant donné que l'opinion publique et les chiffres du budget peuvent changer tout au long de la durée d'une enquête, vous devez faire preuve de transparence sur la période de collecte des données afin de garantir l'exactitude des déductions tirées des données obtenues.
Astuce : Si vous effectuez cette étape sans objectifs clairement définis et sans un certain niveau de sensibilisation et de soutien de la part de la communauté, il sera difficile d'obtenir des résultats clairs.
Dans cette étape, élaborez vos conclusions et recommandations et déterminez la meilleure façon de les partager. Il s'agit essentiellement de l'étape du rapport. Il s'agit de transformer les données en informations, d'analyser les données, de tirer des conclusions et d'organiser les informations de manière à pouvoir les communiquer ultérieurement aux parties prenantes et aux institutions ou responsables cibles.
Astuce : Évitez les spéculations. Si les données ne sont pas concluantes, il est préférable de le dire plutôt que de spéculer.
Cette étape vous permet de déterminer la meilleure façon de communiquer vos résultats et vos recommandations aux décideurs et aux parties prenantes concernés. Quel que soit l'outil de communication que vous choisissez d'utiliser, tel qu'un rapport de suivi, une infographie ou une campagne sur les médias sociaux, votre message principal doit être communiqué de manière claire et cohérente afin de provoquer un changement. Le développement des outils et de la stratégie de communication est abordé plus en détail dans la suite de cette section.
Enfin, évaluez et appréciez l'efficacité de votre initiative et réfléchissez aux moyens d'améliorer les itérations futures de l'initiative. Cette étape consiste à examiner si l'initiative a atteint ses objectifs et si les outils ont bien fonctionné. Sur la base de cette évaluation, l'organisation assurant le suivi peut déterminer comment améliorer les outils, mieux adapter les activités, ou organiser l'équipe, etc. En général, il est préférable de procéder à l'évaluation lorsque le processus politique cible est en pause.
Certaines circonstances créent des opportunités et des points d'entrée particulièrement intéressants pour les initiatives de suivi. En voici quelques exemples :
- Lorsqu'un gouvernement signe un accord international, c'est une façon pour lui de déclarer de manière publique qu'il poursuivra un ensemble spécifique d'objectifs. La signature d'un tel accord rend le gouvernement responsable devant une institution multilatérale du respect des conditions fixées dans l'accord. Cela donne l'occasion aux OSC et à la société civile de compléter ou de présenter des informations alternatives aux rapports que les gouvernements sont tenus de soumettre en vertu d'obligations ou d'engagements internationaux. Les rapports non officiels sont publiés en général après ou en réponse au rapport du gouvernement.
- Les élections étant des mécanismes qui permettent de demander des comptes aux responsables gouvernementaux et étant sans doute les manifestations les plus visibles de la démocratie, elles peuvent offrir aux citoyens la possibilité de s'engager dans des processus politiques qui vont au-delà du vote. En profitant de l'espace politique créé par une élection, vous pouvez effectuer un suivi lié à la campagne en recueillant, en analysant et en publiant des informations sur les programmes des partis, le suivi des promesses de campagne des candidats ou le respect des engagements signés pendant une campagne. Ces types d'activités de suivi permettent aux citoyens de définir un ensemble d'attentes qui peuvent être utilisées pour tenir les agents publics responsables de leurs actions avant et après une élection.
- Les Lois anti-secret exigent que les processus décisionnels du gouvernement, ainsi que les décisions prises, soient accessibles aux citoyens. Les lois sur les réunions publiques exigent que les gouvernements avertissent les citoyens à l'avance à propos des réunions gouvernementales, que l'ordre du jour soit rendu public à l'avance et que le procès-verbal de la réunion soit rendu public par la suite. Les lois sur la liberté d'information (FOIA) donnent aux citoyens le droit de demander l'accès aux documents reflétant les décisions et les politiques gouvernementales. Ces types de lois ouvrent l'espace politique nécessaire aux citoyens et aux OSC pour surveiller efficacement les processus politiques. L'adoption de ces lois et politiques offre une occasion particulièrement propice au suivi législatif et budgétaire.
- Les périodes de transition politique offrent aux OSC la possibilité de s'impliquer dans la formation de nouvelles constitutions et dans la restructuration des systèmes et structures gouvernementaux. Au cours de la transition vers un système plus démocratique, les gouvernements sont parfois plus enclins à inclure la société civile dans les comités de planification ou les groupes de travail, ce qui leur permet de mieux assurer le suivi de l'élaboration et de la mise en œuvre des politiques.
- Pour devenir membres d'organisations intergouvernementales, telles que l'Union européenne, les gouvernements doivent répondre à un ensemble de critères qui incluent souvent la protection des libertés politiques et une plus grande voix pour les citoyens. Les OSC disposent ainsi d'un plus grand espace politique pour s'engager dans l'un des cinq types d'initiatives de suivi des processus politiques.
- Lorsqu'ils accordent des fonds aux gouvernements des pays hôtes, les bailleurs étrangers exigent souvent que les officiels gouvernementaux rendent compte de la manière dont ils dépensent ces fonds. Les OSC ont ainsi la possibilité de contrôler les budgets et de suivre les dépenses, même si leur pays n'a pas adopté de lois sur la transparence ou de mesures relatives à la liberté d'information.
- Lorsque la campagne de plaidoyer d'une OSC a abouti à l'adoption d'une loi ou d'une politique, cette organisation est particulièrement bien placée pour vérifier le degré de mise en œuvre de celle-ci. Au cours du processus de plaidoyer, l'OSC peut avoir développé un certain niveau d'expertise dans le domaine concerné, créé des relations avec les décideurs et mobilisé une base populaire. Toutes ces ressources peuvent être utilisées pour s'engager dans le suivi de la mise en œuvre des politiques, le suivi budgétaire ou le suivi des dépenses.
- De nombreux pays disposent de lois qui exigent la transparence et l'accès aux auditions et aux états publiques. Un partenariat avec des organisations médiatiques peut accroître l'accès à ces informations dans un format assimilable par un plus grand nombre de personnes. L'enregistrement des auditions et la publication des états en ligne peuvent améliorer encore la transparence en permettant aux journalistes, à la société civile et aux membres du public d'effectuer plus facilement des recherches et de suivre les activités du gouvernement.