Outils de suivi

En matière de suivi, la collecte de données est essentielle. Il est donc essentiel de disposer des bons outils de suivi qui vous permettront de recueillir des données de manière systématique. Lorsque vous adoptez des outils de suivi, choisissez celui qui convient à votre méthodologie particulière. Avant de sélectionner ou de concevoir un outil de suivi, réfléchissez à la manière dont vous allez l'utiliser et à l'endroit où vous allez le faire. Allez-vous assister de façon régulière aux réunions officielles d'une institution publique et enregistrer ce qui se passe et ce qui ne se passe pas ? Ou bien allez-vous vous rendre sur le terrain, au sein des communautés où un programme est mis en place, et enregistrer ce qui se passe et ce qui ne se passe pas ? À quelles questions cherchez-vous à répondre avec les informations que vous recueillez dans le cadre de votre initiative ? La compréhension des besoins et des motivations du public cible influencera l'approche de l'outil que vous utiliserez, les questions que vous développerez et la manière dont le public accédera finalement aux données et s'y engagera. Vos outils de suivi vous permettent de définir la portée et l'orientation de votre nouvelle initiative de suivi.

Certains des principaux outils de suivi utilisés par les groupes civiques dans le suivi des processus politiques sont décrits ci-dessous.

Listes de vérification des observations

Les listes de vérification d'observation sont des outils qui permettent d'enregistrer les actions et les comportements des agents publics dans un processus politique. Bien qu'ils soient surtout utilisés pour vérifier les mesures prises ou non prises lors d'une réunion publique ou d'une rencontre officielle, ils sont souvent conçus pour enregistrer des informations qualitatives, telles que les propos d'un officiel, les questions qu'il a posées ou la manière dont il a répondu. Ces formulaires sont administrés pour chaque réunion ou rassemblement auquel participent les officiels faisant d'un suivi et enregistrés dans une base de données pour traitement et analyse.

Les listes de vérification des observations sont principalement utilisées dans le cadre du suivi parlementaire et du suivi des campagnes, mais les groupes de suivi s'en servent également pour assurer le suivi du respect par le gouvernement de ses engagements afin de vérifier si un programme suit les lignes directrices ou la législation du programme, ainsi que dans le cadre des rapports non officiel pour enregistrer les actions ou les inactions du gouvernement.

Fiches d'évaluation établies par les citoyens

Les fiches d'évaluation établies par les citoyens sont utilisées pour des initiatives exerçant des audits sociaux en tant que méthodologie pour assurer le suivi d'un projet ou d'un programme gouvernemental. Elles sont administrées par des volontaires civiques et des recenseurs et sont menés auprès des utilisateurs de services, des bénéficiaires prévus ou des membres de la communauté affectés par le projet ou le programme gouvernemental.

Une forme courante de la fiche d'évaluation établies par les citoyens est l'enquête de suivi des dépenses publiques (PETS), qui permet de suivre les dépenses d'un programme. Cependant, les fiches d'évaluation établies par les citoyens peuvent également être utilisés pour le suivi de divers services publics.

Fiche de suivi

Les fiches de suivi sont des feuilles de calcul ou de simples logiciels qui contiennent certains indicateurs prédéfinis pour suivre les performances du gouvernement. Ils peuvent être utilisés pour suivre la transparence institutionnelle en suivant la publication d'informations et de documents publics en ligne, ainsi que pour suivre les réponses aux demandes d'accès à l'information publique et autres demandes des citoyens. Elles sont parfois combinées avec des formes d'observation, ou les deux peuvent se compléter.

L'enquête sur le budget ouvert¹⁹ qui vise à assurer le suivi de la transparence budgétaire d'un pays peut être fait au moyen d'une fiche de suivi. Les groupes civiques utilisent également des fiches de suivi pour vérifier si le gouvernement suit toutes les étapes d'un processus politique, tel que le prévoit la législation qui régit ce processus, par exemple le processus budgétaire ou le processus législatif.

Plateforme de crowdsourcing en ligne

Les plateformes de crowdsourcing en ligne sont des logiciels développés pour recueillir les rapports ou les plaintes des citoyens dans le but de suivre la réactivité du gouvernement et/ou la responsabilité politique.

Des plateformes telles que Fix My Community²⁰ sont conçues pour permettre aux citoyens de signaler un problème dans leur communauté ou un cas de corruption, et les citoyens eux-mêmes, ainsi que l'administrateur, suivent la réponse des institutions gouvernementales à ces rapports. Ils sont également utilisés par les organisations de suivi parlementaire pour recueillir les questions des citoyens destinées aux députés et suivre les taux de réponse des députés. Le crowdsourcing peut être une méthode efficace pour repérer les manquements ou les crimes du gouvernement, mais il peut aussi miner davantage les institutions politiques et s'accompagner d'une pléthore de problèmes liés à une utilisation malveillante ou à des représailles contre les dénonciateurs. Les outils de ce type sont les plus appropriés lorsqu'ils sont utilisés pour aider les gouvernements à assurer le suivi du respect de certains problèmes concrets de prestation de services, tel que la réparation des nids de poule. Ici aussi, le crowdsourcing doit être utilisé avec prudence. Par exemple, le fait de permettre aux citoyens de signaler des défaillances dans la prestation de services sans mettre en lien ces rapports avec les autorités gouvernementales capables de les résoudre pourrait avoir pour effet de miner la confiance des citoyens dans le gouvernement.

A l'instar de toute technologie utilisée dans les initiatives de suivi, les plateformes de crowdsourcing doivent être conçues et déployées selon une approche de conception axée sur l'humain. Tenez compte des besoins et des contraintes de ceux qui se serviront de la plate-forme pour préparer des rapports, ainsi que des personnes qui recevront les rapports. Le profil de ces publics vous aidera à déterminer le type de plateforme le mieux adapté à votre effort de suivi, ainsi que les informations à collecter.

Logiciel d'extraction de données

Un logiciel d'extraction de données est un outil conçu pour extraire, ou littéralement « gratter » des données de sources officielles en ligne afin de d'assurer le suivi des actions des agents publics. Ce type de logiciel est utilisé par les organisations pour extraire des données des portails officiels de marchés publics afin de mettre en évidence d'éventuels conflits d'intérêts et de déclencher d'autres signaux d'alarme. Il est également utilisé par les groupes de suivi parlementaire pour récupérer les votes et autres actions des députés sur les portails des parlements. Les logiciels d'extraction de données deviennent également populaires auprès des groupes qui font le suivi des publications sur les médias sociaux des responsables publics et des institutions publiques.

En tant qu'outil de suivi, le logiciel d'extraction de données doit être intégré à une plateforme en ligne qui affiche les informations de manière organisée et structurée. L'utilisation de ce type d'outil de suivi nécessite donc des compétences informatiques étendues. Néanmoins, une fois conçu correctement, cet outil ne nécessite qu'un peu de maintenance car il traite et affiche automatiquement les données extraites.