Herramientas de comunicación

Existen varias herramientas de comunicación que pueden utilizarse para comunicar las conclusiones y recomendaciones resultantes de la supervisión. Los informes de supervisión son el tipo de herramienta más común, pero esta sección también cubre otros tipos de herramientas de información.

Informes de supervisión

Los informes de supervisión suelen ser informes periódicos que las organizaciones socializan anual, semestral o incluso mensualmente. Estos informes deben incluir ciertas secciones principales: introducción, metodología, hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

En la introducción, el informe expone la razón de este tipo de supervisión, la importancia del proceso político objeto de la supervisión, quién es responsable del proceso y la importancia de mejorar el proceso. En la sección de metodología se explica el enfoque utilizado para la supervisión, las herramientas y las actividades realizadas.

En la sección de hallazgos se presenta la información generada durante la labor de supervisión y sus datos. Estas son las pruebas que demuestran lo que está ocurriendo en un proceso político. En la sección de hallazgos se incluyen infografías que relatan una historia y presentan la información en un formato fácil de entender.

La sección de conclusiones incluye su análisis de por qué cree que algo está ocurriendo o no. Aquí es donde se evalúan las causas de las deficiencias o déficits en el proceso político objetivo y las causas profundas de la inacción del gobierno para cambiar el problema, como la falta de voluntad, conocimientos o capacidad.

La sección de recomendaciones detalla las recomendaciones elaboradas a partir del análisis de las pruebas. Esta sección hace propuestas concretas para mejorar el proceso político elegido y sirve para instar a la institución gubernamental a que actúe. Cada recomendación del informe de supervisión debe atenerse a cinco reglas, también conocidas como las reglas LEADS (por sus siglas en inglés).

Cada recomendación debe:

• Estar vinculada a los hallazgos. No es el momento de plantear nuevas cuestiones que no se hayan previsto en la sección de hallazgos.
• Estar bien documentada en el informe.
• Estar dirigida a una institución específica para dejar claro a quién se insta a la acción.
• Ser factible: deben estar dentro de las posibilidades y capacidades de las instituciones destinatarias.
• Ser breve: no ser demasiado general, pero tampoco demasiado extensa como para resultar confusa.

Por ejemplo, si recomienda que una institución sea más transparente, limitarse a afirmar que "la institución debería ser más transparente" es demasiado breve y general. Transparencia es un término amplio y, como tal, una recomendación es más adecuada cuando es concisa pero específica para la institución destinataria y describe la norma deseada o cómo mejorar el proceso. Sin embargo, hay que evitar entrar en demasiados detalles para no abrumar a la audiencia. Se pueden incluir detalles adicionales en la sección de hallazgos.

En la sección Recursos adicionales encontrará una lista de verificación para el informe de supervisión que le ayudará a redactar un informe adecuadamente.

Informes de supervisión parlamentaria

Los productos más comunes que surgen de las iniciativas de supervisión parlamentaria son los informes de supervisión, aunque a medida que se extiende el uso de Internet, cada vez más informes se publican en línea a través de sitios web y cuadros de mando. Los grupos han publicado informes de supervisión parlamentaria anualmente o después de cada sesión legislativa. Por lo general, los informes se redactan para los parlamentarios o los gobiernos locales, los donantes y los medios de comunicación, pero también pueden distribuirse al público. En función del objetivo de la supervisión (apertura, funcionalidad o desempeño de los parlamentarios), los informes pueden contener recomendaciones sobre alguno o todos los temas siguientes:

• Cumplir los requisitos de las normas legislativas;
• Mejorar las capacidades para redactar y aprobar legislación;
• Organizar audiencias públicas como parte del proceso de desarrollo legislativo;
• Captar las prioridades de los ciudadanos y tomar medidas al respecto;
• Poner en práctica la legislación; y
• Hacer transparentes los procedimientos presupuestarios.

Cuadro de mando del desempeño

Otra herramienta para divulgar información y comunicar los resultados son los cuadros de mando del desempeño. Los grupos suelen publicar estos cuadros de mando legislativos principalmente en beneficio de los ciudadanos y otras OSC. Pueden redactarse en forma narrativa o en un formato más estadístico. El tipo de información que revelan los cuadros de indicadores se centra mucho más en los "pormenores" de los procedimientos legislativos que en las recomendaciones de los informes de supervisión, y contienen información sobre los siguientes aspectos:

• Asistencia de legisladores a reuniones plenarias y de comisiones;
• Participación en mesas redondas y debates con las OSC;
• El número de leyes debatidas; y

• El número de reuniones con las partes interesadas promovidas por los legisladores.

Sitios web y páginas en redes sociales

Los sitios web pueden ser una herramienta valiosa para dar a conocer las conclusiones y recomendaciones de la iniciativa de supervisión. Además, las herramientas informáticas que pueden procesar, analizar y visualizar datos parlamentarios, conocidas como "informática parlamentaria", pueden integrarse en los sitios web. Los sitios web también pueden utilizarse para hacer que los legisladores rindan cuentas y aumentar la interacción entre los legisladores y sus electores. Los hallazgos y análisis de los sitios web dedicados a la supervisión pueden proporcionar a los ciudadanos la información que necesitan para iniciar y organizar campañas de incidencia política, o simplemente permitirles tomar decisiones más informadas sobre cómo votarán en las próximas elecciones. Los sitios web de este tipo también pueden contener información de contacto de los legisladores, lo que puede mejorar el acceso de los ciudadanos. Más recientemente, los sitios web y las páginas en las redes sociales se han utilizado para propiciar el intercambio de preguntas y respuestas entre legisladores y ciudadanos sobre asuntos debatidos en los procedimientos parlamentarios.

Algunos ejemplos del tipo de información incluida en los sitios web de supervisión son:

• Acontecimientos parlamentarios constantemente actualizados;
• Informes de supervisión;
• Documentos de referencia sobre el parlamento, las bancadas y comisiones parlamentarias;
• Noticias y estudios parlamentarios;
• Artículos y análisis breves de los datos de supervisión escritos por observadores e investigadores de los socios;
• Comentarios publicados por los ciudadanos en las redes sociales;
• Preguntas de los ciudadanos y respuestas de los parlamentarios;
• Biografías de los parlamentarios; y

• Información de contacto de los parlamentarios.

Sistemas de gestión de las relaciones con contactos

Además de los sitios web, las campañas de sensibilización y comunicación también pueden beneficiarse de los sistemas de gestión de las relaciones con los contactos (CRM), que permiten compartir información con el público de forma más eficiente y eficaz. Estas herramientas le permiten mantener una base de datos de contactos de las partes interesadas y mantener comunicaciones sistemáticas con contactos específicos durante cierto tiempo. Por ejemplo, una herramienta CRM puede utilizarse para compartir informes de supervisión e información con un grupo de partes interesadas, identificar audiencias clave en función de sus intereses o acciones, o incluso organizar eventos o campañas. El NDI colabora con CiviCRM, la principal plataforma CRM de código abierto, que ofrece gratuitamente al personal y los socios del NDI a través de su servicio de alojamiento DemCloud.⁴⁶

Infografías

Las infografías, como indica la palabra, presentan datos (información) a través de gráficos. Cuentan una historia de forma visual y fácil de entender y pueden ayudar a simplificar datos complejos "atando cabos". Pueden utilizarse para explicar de forma concisa el proceso político que se quiere supervisar, quién es el responsable y cuáles son los problemas o las deficiencias.

Para crear infografías se requiere cierta creatividad y conocimientos técnicos. Sin embargo, hay muchos recursos para ayudarlo a visualizar sus datos que no requieren que sea un diseñador visual experimentado, como Infogram or Canva⁴⁷. Estos sitios tienen varias plantillas para ayudarlo a empezar y versiones básicas gratuitas que tienen algunas limitaciones pero son suficientes para ilustraciones sencillas.

Hay seis pasos para crear una buena infografía: 1) identificar el mensaje que se quiere enviar; 2) seleccionar una plantilla; 3) importar los datos; 4) añadir el mensaje; 5) perfeccionar y simplificar el mensaje; y 6) poner a prueba el mensaje. Si el mensaje y el gráfico son coherentes y los entiende fácilmente una persona ajena a la iniciativa de supervisión, probablemente esté listo para su difusión.

Una imagen de marca consistente puede ayudar a mejorar la credibilidad de sus infografías y garantizar que se atribuyan correctamente a su organización en caso de que se compartan descontextualizadas en Internet. Para ello, incluya el logotipo de su grupo, utilice los mismos colores o incluya un hashtag o hipervínculo que lleve a más información sobre su iniciativa de supervisión

Reuniones municipales

Los datos recogidos a través de la iniciativa de supervisión también pueden utilizarse como base para celebrar reuniones municipales, mesas redondas o debates a los que asistan legisladores, representantes de OSC, ciudadanos y miembros de partidos políticos. Los grupos de supervisión y las OSC de base han organizado este tipo de eventos en el marco de sus redes para brindar a los ciudadanos la oportunidad de entablar un diálogo directo y constructivo con sus representantes. Por lo general, los diálogos y debates giran en torno a las funciones y el desempeño legislativos, las percepciones de los ciudadanos sobre los legisladores y los temas identificados como problemáticos en el informe de supervisión. Estos foros públicos también le dan la oportunidad de explicar la importancia de la iniciativa de supervisión, difundir los informes de supervisión y otros productos informativos, y reunir ideas sobre cómo mejorar futuras iniciativas de supervisión. Asimismo, estos foros públicos tienen el potencial de inspirar a los ciudadanos para que utilicen los resultados surgidos de la supervisión en campañas de incidencia y otras iniciativas de organización y sensibilización.

Las asambleas públicas híbridas o virtuales pueden aprovechar la tecnología para hacer que estas actividades tengan un mayor alcance. A través de herramientas de videoconferencia como Zoom o Signal,⁴⁸ los ciudadanos pueden interactuar con los representantes aunque no puedan estar físicamente en la sala. La retransmisión y grabación de las reuniones municipales presenciales puede tener un efecto positivo en la transparencia, tanto para los periodistas como para los ciudadanos interesados en los procedimientos, pero que pueden verse limitados por barreras que les impidan participar en persona. Las reuniones municipales telefónicas, que utilizan programas de teleconferencia para invitar activamente a los ciudadanos a participar en foros sólo de audio, pueden aumentar aún más el acceso de las personas que no dispongan de conexión a Internet o de computadoras con capacidad para participar en conferencias de Zoom. Este formato puede ser especialmente útil para llegar a las personas mayores