Après avoir décidé des dimensions du processus parlementaire à suivre, une première étape préparatoire consiste à déterminer le type d'information nécessaire et si cette information est accessible. Il s'agit, par exemple, de savoir si les sessions parlementaires sont ouvertes au public et peuvent être observées. Une autre question est de savoir s'il existe un compte rendu des travaux parlementaires officiels disponible en temps voulu sous forme imprimée ou numérique.
Sur la base des décisions concernant les éléments devant faire l'objet de suivi et les informations à collecter, l'étape suivante consiste à développer les outils de suivi appropriés. Lorsque le moment est venu de choisir un outil, la réalisation d'une analyse de l'écosystème - par exemple, des informations déjà disponibles et de celles qui manquent, ainsi que des besoins et des motivations du public cible - est une étape essentielle pour choisir le bon type d'outil et élaborer des questions ciblées et des indicateurs d'analyse efficaces. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière de développer des objectifs et une méthodologie de suivi claire et efficaces dans la section II du présent guide.
Au cours de la phase de préparation, les groupes cherchent souvent à rallier le soutien du législateur pour les initiatives de suivi en rencontrant les membres du rang et en envoyant des lettres officielles qui décrivent les activités de suivi prévues. Les groupes sont moins susceptibles d'être repoussés pendant la phase de collecte des données si les législateurs sont au courant de l'initiative dès le début du processus et n'ont pas l'impression d'être attaqués injustement. Les lettres et les réunions sont des mesures préliminaires pour gagner le respect et l'adhésion des législateurs ; elles ne doivent pas être utilisées pour collecter des informations pour l'initiative. Les formulaires d'entretien avec le législateur doivent être appliqués plus tard dans le processus, lors de la phase de collecte des données.
Le Centre Al Hayat pour le développement de la société civile en Jordanie a jeté les bases de son initiative de suivi parlementaire dès le début du processus. Après avoir fait connaître l'initiative auprès des députés jordaniens, le Centre Al Hayat s'est engagé de manière stratégique auprès du Président et l'Adjoint de la Chambre pour lui expliquer les objectifs de l'initiative et la manière dont cette initiative pourrait bénéficier à son travail en contribuant à améliorer le fonctionnement général du parlement et le professionnalisme des députés. Le Centre Al Hayat a obtenu le soutien et l'engagement du président de la Chambre des représentants pour aider à résoudre tout problème qui pourrait survenir avec les législateurs, ainsi que l'accès à l'information. Le centre Al Hayat organise et anime également des sessions de renforcement des capacités pour les députés.
Outils de suivi courants
Des groupes ont créé des pétitions ou des questionnaires pour recueillir des informations sur les priorités des citoyens et leur perception des partis politiques, des législateurs individuels et des organes législatifs. Ceux-ci peuvent être développés soit sous forme d'entretiens ou de formulaires à remplir individuellement. Bien que le taux de réponse soit plus élevé pour les formulaires remplis lors d'un entretien, les formulaires individuels requièrent moins de temps de la part des membres du personnel et des bénévoles. Pour les groupes thématiques, les pétitions sont également un excellent moyen de démontrer un large soutien à une question ou un texte de loi particulier. Associées à un système de gestion des contacts comme CiviCRM14 o MailChimp,15 les pétitions et les enquêtes peuvent également servir à établir une liste de soutiens qui peuvent être ciblés par une communication ultérieure, telle que la publication d'un rapport de suivi. Les enquêtes ont cependant d'importantes limites ; pour plus de détails, voir dans la barre latérale Enquêtes et Biais de sélection dans la section Types de suivi des processus politiques.
Les organisations élaborent en général des formulaires de suivi parlementaire que les bénévoles et le personnel utilisent pour saisir des informations sur les processus législatifs ou la performance des législateurs pendant les sessions de l'assemblée législative et des commissions. En fonction de leur capacité de suivi et de l'objectif du suivi, des groupes ont conçu les formulaires tels que des listes de vérification, des questions auxquelles il faut répondre à travers un exposé écrit, ou un mélange des deux.
Des groupes utilisent également des formulaires d'entretien avec les législateurs pour recueillir le point de vue des législateurs sur leurs responsabilités et leurs performances. Ces formulaires peuvent être administrés par des contrôleurs ou remplis individuellement par les législateurs. Une fois tous les outils finalisés, les groupes organisent des formations à l'intention des bénévoles et des membres du personnel afin d'apprendre à administrer les outils tout en observant les sessions législatives et en interrogeant les législateurs.
Les groupes peuvent collecter des données aussi bien au niveau national que local en fonction de l'objectif et de la stratégie de suivi. Lorsque les groupes font le suivi pour accroître l'accès des citoyens à l'information, améliorer les performances des législateurs ou réduire la corruption, les données sont principalement collectées à travers l'examen des documents publics et par l'observation directe des sessions législatives et les commissions. Cet examen peut permettre aux groupes de suivi de mieux comprendre les processus législatifs et les positions officielles du gouvernement sur des questions et des politiques données. Elle permet également aux groupes de compléter, et parfois de valider, les données recueillies à travers les observations.
Par l'observation directe des sessions législatives et des comités, le personnel et les bénévoles du groupe de suivi peuvent recueillir des informations telles que :
- La présence des législateurs ;
- La participation des législateurs ;
- La législation ou les amendements introduits ;
- La réactivité aux requêtes officielles des OSC et des citoyens ;
- Le temps consacré aux rencontres avec les citoyens ;
- La communication entre les législateurs et les citoyens ;
- Le nombre de demandes d'information reçues par les législateurs et comment ces demandes sont traitées ;
- L'accessibilité des informations publiques ;
- Les fonctions de la législature et des comités ;
- Le rôle de l'opposition ;
- Comment les initiatives des OSC et des citoyens sont transmises à l'assemblée ;
- Le suivi des programmes et des promesses de campagne ; et
- Les questions à débattre.
Lorsque l'objectif du suivi est axé sur la responsabilisation et l'augmentation des interactions directes entre les citoyens, les législateurs et les partis politiques ; les groupes ont tendance à utiliser également des questionnaires ou des enquêtes, ce qui permet de saisir les perspectives des citoyens et des législateurs. Lorsque les groupes utilisent des entretiens et des questionnaires pour des échanges directes avec les Députés et les membres de l'assemblée, ils obtiennent un sens plus nuancé des opportunités et des défis auxquels les législateurs sont confrontés lorsqu'ils tentent de s'acquitter de leurs responsabilités.
Les outils et les stratégies couramment utilisés pour communiquer sur les résultats et les recommandations aux publics cibles pertinents comprennent :
- Des rapports de suivi qui présentent les résultats et émettent des recommandations d'amélioration ;
- Des fiches d'évaluation qui décrivent les performances des députés ;
- Des sites web ou applications mobiles qui publient régulièrement des informations sur les travaux et les performances du Parlement et offrent un espace pour les questions de la part des citoyens aux Députés ;
- Des résumés graphiques qui rendent les résultats du suivi compréhensibles pour le grand public ;
- Des pages de médias sociaux qui rendent régulièrement compte des travaux parlementaires ;
- Des réunions publiques et des tables rondes informées par les rapports de suivi et les tableaux de bord ; et
- Des campagnes de sensibilisation et de plaidoyer basées sur les rapports et les résultats du suivi.
Recommandations aux responsables de la mise en œuvre du programme
- Impliquer les législateurs dès le début du projet de suivi parlementaire afin qu'ils comprennent le projet et ne se sentent pas menacés par le suivi. Les législateurs seront alors plus enclins à apporter leur soutien et à coopérer plus pleinement lors des activités du projet.
- Lorsque vous cherchez à obtenir l'adhésion des législateurs aux initiatives de suivi, offrez-leur des mesures d'incitation à la participation, telle que la reconnaissance de la bonne gouvernance.
- Veillez à ce que les citoyens aient un accès physique aux sessions législatives et aux comités. Le suivi parlementaire est plus efficace lorsque des mécanismes formels et informels créent un espace politique assez suffisant pour que les citoyens puissent collecter les informations nécessaires.
- Identifiez les domaines dans lesquels le législateur fait des progrès, afin que le suivi ne consiste pas uniquement à rechercher ce qui ne fonctionne pas ou ce qui n'est pas ouvert au public.
- Une grande partie des changements en matière d’ouverture et de fonctionnalité d’une assemblée législative sont entre les mains d’administrateurs qui sont des fonctionnaires. Les fonctionnaires gèrent également la logistique et une grande partie de l'accès au Parlement. Ainsi, le développement d'une bonne relation avec le personnel de soutien du comité est important pour les activités de suivi.