Pour mener des initiatives de suivi budgétaire et de suivi des dépenses, les groupes civiques doivent comprendre le cycle budgétaire et ce qui peut faire l'objet d'un suivi au cours des quatre étapes. Les groupes civiques doivent d'abord procéder à une analyse du contexte politique et des pratiques budgétaires existantes pour déterminer les lacunes, notamment la quantité des informations disponibles pour les citoyens. Pour que l'engagement des citoyens dans le cycle budgétaire soit une réussite, le gouvernement doit se disposer à permettre aux citoyens d'accéder aux réunions budgétaires et à partager publiquement les documents budgétaires. S'il n'existe pas de loi ou de politique officielle exigeant que les cycles budgétaires soient transparents, des efforts doivent être faits pour ouvrir les processus ; autrement, il y aura très peu d'espace pour recueillir suffisamment d'informations et pour effectuer des changements concrets.
Après avoir déterminé s'il existe un espace politique adéquat pour mettre en œuvre une initiative de suivi budgétaire majeure, les groupes civiques doivent examiner leurs propres capacités. En raison de sa nature très technique et complexe, il peut être difficile de comprendre le cycle budgétaire, les exigences et les normes fiscales, les procédures budgétaires et les documents produits.
Afin de préparer une collecte de données efficace, les groupes civiques doivent chercher à comprendre:
- Les différentes étapes du cycle budgétaire;
- Comment les citoyens peuvent s'engager dans le cycle budgétaire à différentes étapes;
- Comment analyser les budgets;
- Méthodologies de plaidoyer budgétaire pour des contextes spécifiques ;
- Comment collecter et analyser les données de suivi budgétaire en vue du plaidoyer;
- Comment suivre des dépenses spécifiques;
- Comment collecter et analyser les données de suivi des dépenses en vue du plaidoyer; et
- Évaluations de la prestation des services publics par les citoyens.
Pour les initiatives de suivi budgétaire, la méthodologie et le plan d'action devront s'aligner sur le cycle budgétaire annuel. Pour les initiatives de suivi budgétaire ou de plaidoyer budgétaire, les groupes doivent attendre le début du cycle budgétaire pour mener des activités. De même, pour le suivi des dépenses, les groupes devront attendre les étapes d'exécution et de supervision du budget. Un suivi majeur des allocations et des dépenses exige que le budget lui-même soit transparent et entièrement publié, idéalement sous une forme qui soit lisible par machine. En plus de fixer des objectifs de suivi, les groupes doivent définir clairement le public auquel s'adressent les résultats du suivi et consulter les utilisateurs finaux au cours du développement pour s'assurer que les outils sont conviviaux et accessibles.
Après avoir déterminé le point d'entrée approprié dans le cycle budgétaire, les groupes doivent ensuite développer les outils de suivi. Ils peuvent créer des formulaires de suivi pour collecter des données au cours de leur observation des auditions budgétaires et obtenir des documents budgétaires pendant les phases de formulation et d'approbation du budget. Si l'espace politique le permet, les groupes peuvent suivre les auditions tant exécutives que législatives. Dans certains cas, les documents budgétaires sont distribués pendant les auditions, tandis que dans d'autres, les groupes doivent les demander aux officiels du gouvernement. Les principaux documents que les groupes de suivi doivent demander sont la proposition de budget exécutif, les rapports budgétaires à l'appui, la documentation de toute loi budgétaire et les rapports élaborés par les commissions budgétaires législatives.
Les groupes peuvent également recueillir des informations sur les priorités des citoyens par le biais d'entretiens, de questionnaires et de discussions publiques. L'utilisation des informations recueillies à l'aide de ces outils permet de déterminer dans quelle mesure les priorités des citoyens sont incluses dans le budget final, et à quel stade du cycle budgétaire les priorités sont amputées.
Les groupes ont également utilisé des tableaux d'investissement pour suivre les dépenses relatives aux projets publics et à la prestation de services tout au long du processus d'exécution. Ces simples feuilles de calcul inventorient les objets de vos efforts de suivi. Les données collectées dans les tableaux d'investissement dépendront de la disponibilité des informations, des exigences légales dans votre pays et des objectifs de vos efforts de suivi. Il est fortement recommandé de demander conseil à un scientifique des données ou à une personne ayant de l'expérience dans votre type de suivi.
| Astuce : dans le cas d'appels d'offres publics pour des projets de construction, un tableau d'investissement pourrait présenter les informations suivantes sous forme de rubriques de colonne où, chaque appel d'offres figure sur sa propre ligne : |
- Nom de l'appel d'offres ou code de référence
- Date d'échéance de l'offre
- Quand la procédure d'appel d'offres a-t-elle commencé?
- Les opinions et les besoins des parties prenantes ont-ils été pris en compte ?
- Quel était le coût prévu dans le plan d'achat ?
- Quel était le coût budgétisé?
- ¿Quel était le coût contractuel?
- Quelle procédure d'appel d'offres a été utilisée ? (ouverte, limitée ou autre)
- Le système de marchés publics en ligne a-t-il été utilisé ?
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- Certains critères d'appel d'offres sont-ils discriminatoires ou éliminent-ils la concurrence?
- Y a-t-il eu un avis préalable sur le site officiel du gouvernement pour l'appel d'offres?
- Les termes de référence ont-ils été publiés dans l'appel?
- Qui a remporté le contrat?
- Quand le gagnant a-t-il été annoncé?
- Quel type de contrat a-t-il été attribué?
- L'entreprise adjudicataire a-t-elle été sélectionnée selon les conditions légales?
- Y a-t-il eu des plaintes officielles?
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Les outils en ligne peuvent faciliter le processus de collecte de données, en particulier lorsqu'il s'agit de déterminer rapidement les priorités communes d'un grand groupe de personnes. Vous trouverez plus d'informations sur les étapes pratiques et les meilleures pratiques pour la collecte et l'analyse des données en ligne dans le chapitre sur la collecte des données de la Section II de ce guide.
Les groupes civiques peuvent publier des rapports de suivi réguliers sur leur analyse, leurs conclusions et leurs recommandations en matière de suivi budgétaire et de suivi des dépenses, puis utiliser ces rapports pour mener des activités de suivi et de plaidoyer. Par exemple, sur la base de leurs conclusions et de leurs analyses, certains groupes ont élaboré des propositions de changements spécifiques au budget ou aux pratiques budgétaires. Dans certains cas, cela peut prendre la forme d'un « programme budgétaire » qui présente un certain nombre de priorités citoyennes que les commissions budgétaires doivent prendre en compte au cours de l'élaboration du budget. Les groupes peuvent également utiliser les rapports de suivi et d'autres produits de communication pour sensibiliser les citoyens au processus budgétaire et aux écarts dans les dépenses et pour encourager les officiels du gouvernement à rendre les informations budgétaires plus ouvertes et accessibles aux citoyens. En raison de la complexité du cycle et des documents budgétaires, il est important de présenter les résultats et l'analyse de manière concise et facilement compréhensible. Certains groupes créent souvent des sites web qui publient des informations sur les budgets et les dépenses afin de montrer les tendances d'une manière visuelle et facile à comprendre.
Les tactiques de plaidoyer pour s'assurer que le changement du budget souhaité ou des pratiques budgétaires est pris en compte comprennent :
- Présentation de propositions ou de programmes budgétaires lors des réunions budgétaires ;
- Réunions en face à face avec des officiels ;
- Campagnes de rédaction de courriers ; et
- Fora publics qui permettent aux agents publics locaux et aux citoyens de discuter des priorités budgétaires.
Recommandations aux responsables de la mise en œuvre du programme
- Mettre en œuvre des initiatives de suivi budgétaire, de plaidoyer budgétaire et de suivi des dépenses par le biais de projets à plus long terme d'au moins 18 mois. Les initiatives de suivi budgétaire réussies sont planifiées autour du cycle budgétaire et de l'année fiscale du gouvernement hôte. Un délai plus long permet l'engagement des citoyens ou des OSC tout au long du cycle budgétaire.
- Le suivi budgétaire et le suivi des dépenses sont importants, et les groupes doivent avoir des objectifs clairs en matière de suivi et de réalisation. C'est ce qui déterminera s'il faut faire le suivi de l'ouverture du budget ou l'alignement des priorités du gouvernement sur les priorités du public, ou encore faire pression pour réaliser des gains d'efficacité dans un projet public.
- Les groupes civiques doivent apprendre le processus budgétaire et les procédures de dépenses de leur pays pour assurer le suivi budgétaire et le suivi des dépenses, en particulier pour suivre les marchés publics, où de nombreuses lois et réglementations peuvent donner lieu à une grande bureaucratie.
- Les groupes civiques intéressés par le suivi de l'ouverture du budget devraient d'abord se référer aux divers indices et outils de suivi élaborés par d'autres organisations dans le monde, car beaucoup de ces mêmes pratiques s'appliquent dans n'importe quel contexte.
- Les groupes thématiques doivent s'associer à des organisations assurant la veille du processus budgétaire afin d'utiliser leurs données et leur expérience méthodologique comme base de leur propre suivi thématique.