La formulation du budget et des dépenses publiques sont des responsabilités fiscales centrales des gouvernements nationaux et des administrations locales. Ces fonctions sont cycliques et comportent différentes composantes mobiles, impliquant à la fois les organes législatifs et les institutions du pouvoir exécutif. Les budgets annuels reflètent les priorités et les programmes du gouvernement, et doivent également fournir des détails sur les recettes, les dépenses et la dette. Le suivi budgétaire permet de rendre public, le processus d'élaboration du budget et de s'assurer qu'il est respectueux des règles établies, notamment les dispositions relatives à l'examen public et à l'approbation législative. Le suivi des dépenses publiques utilise le budget approuvé pour déterminer si les fonds publics sont alloués et dépensés conformément au budget et aux autres lois qui régissent les dépenses publiques. Le suivi des marchés publics est un aspect du suivi des dépenses qui se concentre sur les processus qui entourent les décisions du gouvernement d'acheter des biens et services spécifiques, tels que l'élimination des déchets solides.
En général, le processus budgétaire se déroule en quatre étapes.16 Tout d'abord, au cours de la phase de formulation, également appelée phase de rédaction, un budget est élaboré et préparé pour être proposé au corps législatif. Ensuite, au stade de l'approbation, le budget est revu et modifié avant d'être approuvé par le corps législatif. Au stade de la mise en œuvre, un budget est mis en action pour être exécuté par le pouvoir exécutif. Enfin, dans la phase de supervision, le budget est supervisé par le corps législatif et le bureau de l'auditeur pour vérifier s'il est exécuté tel qu'il a été approuvé (par le corps législatif) et conformément aux lois financières pertinentes (par le bureau de l'auditeur). Le suivi du budget a lieu au cours des étapes de formulation et d'approbation du cycle budgétaire, tandis que le suivi des dépenses, y compris le suivi des marchés publics, a lieu pendant les étapes d'exécution et de supervision du budget.
Certains groupes peuvent passer du suivi du processus budgétaire à la défense du budget, ce qui implique l'organisation d'efforts citoyens pour influencer les allocations budgétaires ou réformer le processus.
Les groupes civiques peuvent assurer le suivi des processus de budget et de dépenses afin de les rendre plus transparents, inclusifs et efficaces ; et de prévenir la corruption. Le suivi budgétaire est effectué en général pour s'assurer que le public a accès aux propositions budgétaires et que les règles budgétaires sont respectées. Le suivi des dépenses permet de s'assurer que l'argent atteint la destination prévue et qu'il est comptabilisé par le biais des processus d'approvisionnement. Cela permet d'atténuer la mauvaise gestion et contribue à ce que les ressources servent mieux l'intérêt public.
Les groupes civiques peuvent assurer le suivi des budgets et celui des dépenses par rapport à un ensemble de résultats escomptés, notamment :
- Un plus examen et une participation accrue des citoyens aux décisions budgétaires ;
- Une amélioration de la transparence et de la responsabilité fiscale ;
- Une réduction des niveaux de corruption ;
- Une garantie du rapport qualité-prix des achats publics ;
- Une amélioration de l'offre de services et des projets du secteur public; et
- Une amélioration de l'engagement entre la société civile, le gouvernement et les citoyens.
Au fur et à mesure que les groupes de suivi acquièrent de l'expérience en matière de suivi budgétaire et nouent des relations avec les fonctionnaires, ils peuvent choisir de participer de manière plus active au cycle de budgétisation. Certains groupes peuvent commencer par se concentrer sur la transparence budgétaire, puis passer au suivi des dépenses et aux initiatives de défense du budget.
Étant donné que le budget énumère les priorités et les politiques d'un gouvernement pour un cycle entier, le processus d'élaboration et d'exécution d'un budget doit être transparent et ouvert à la participation du public. Cependant, les informations budgétaires complètes ne sont souvent pas accessibles aux citoyens au niveau national ou local. En outre, les budgets et les étapes technocratiques du cycle budgétaire peuvent être compliqués à comprendre pour les citoyens ordinaires, qui peuvent s'y engager facilement sans soutien. Pour ces raisons, certains groupes civiques se concentrent entièrement sur le suivi de l'ouverture du processus budgétaire. Ces groupes assurent le suivi du niveau d'espace accordé à la contribution des citoyens et vérifient si le processus budgétaire obéit à des pratiques transparentes à différents stades. Ils visent ensuite à rendre le processus plus ouvert par le biais d'initiatives de suivi et de plaidoyer. Le suivi de l'ouverture du budget est en général effectué par des organisations assurant la veille. Les groupes peuvent élaborer un « Budget du citoyen », un résumé concis et illustratif du budget conçu pour être facilement compréhensible par les citoyens, comme un outil d'aide visant à rendre le processus budgétaire plus transparent. L'organisation de consultations budgétaires est une autre tactique pour soutenir un processus budgétaire plus ouvert et transparent.
Les initiatives de suivi budgétaire peuvent également se concentrer sur le suivi des propositions budgétaires et des allocations et dépenses budgétaires adoptées, en termes d'investissements dans des secteurs et catégories budgétaires spécifiques. Cette dimension du suivi budgétaire vise à s'assurer que le gouvernement fixe les bonnes priorités et le fait d'une manière fiscalement responsable et sensible aux besoins des citoyens.
En utilisant les informations recueillies lors des auditions budgétaires, les rapports budgétaires et les questionnaires destinés aux citoyens, les groupes peuvent déterminer dans quelle mesure les priorités des citoyens sont incluses dans le budget final. Ces résultats ont souvent conduit les groupes à mener des activités de suivi qui sont le prolongement de leur engagement dans le cycle budgétaire au-delà des étapes de formulation et d'approbation, notamment le suivi des dépenses et le plaidoyer budgétaire.
Les organisations thématiques peuvent suivre les tendances budgétaires au sein d'un secteur ou se concentrer sur une question particulière afin de sensibiliser le public aux niveaux de financement et d'informer les campagnes de plaidoyer destinées à influencer les décisions en matière de dépenses. Les organisations de veille assurent en permanence les différents aspects du processus budgétaire par rapport à certains indicateurs liés à la transparence et aux obligations fiscales. Ces types d'initiatives de suivi peuvent aider la société civile et les citoyens à s'informer sur le processus budgétaire et sur les priorités et politiques qui seront financées au cours de l'année fiscale. Ce suivi peut également être utile pour les décideurs et les agents publics qui cherchent à impliquer des citoyens informés ayant une certaine compréhension du processus budgétaire.
Même lorsque les groupes de citoyens suivent de manière active le processus d'élaboration du budget, il y a souvent un écart entre les décisions d'allocation et la manière dont les fonds publics sont décaissés et dépensés. Au moment où les agences engagent des dépenses par le biais des salaires et des processus de passation de marchés, les groupes de citoyens tiennent des registres des dépenses locales. Au fur et à mesure que les projets sont déployés et que les paiements sont effectués, les groupes ont observé la mise en œuvre des projets et ont procédé à des évaluations de l'offre de services par les citoyens afin de garantir la qualité.
Les initiatives de suivi des dépenses peuvent avoir lieu pendant les étapes d'exécution et de supervision du cycle budgétaire, mais la majorité des activités se concentrent en général sur le suivi des dépenses au cours du processus d'exécution du budget. Les groupes peuvent utiliser les documents budgétaires et les résultats du suivi budgétaire pour s'engager dans le suivi des dépenses. Par exemple, les informations sur les affectations budgétaires finales saisies par le biais d'une initiative de suivi budgétaire peuvent être utilisées pour fournir des points de comparaison pour les informations recueillies par le biais d'une initiative de suivi des dépenses. Les groupes civiques peuvent compiler des rapports mensuels fondés sur les résultats de leur suivi des dépenses. Ces rapports peuvent ensuite être comparés au registre des dépenses et aux rapports et états annuels de la collectivité locale. Au cours de la phase de supervision du processus budgétaire, certains groupes de citoyens ont même audité les budgets locaux pour faire apparaître comment les dossiers du gouvernement se comparent aux leurs. En plus de garantir la qualité des projets et services publics, ces résultats peuvent contribuer à réduire la corruption. Les groupes peuvent les utiliser comme base pour travailler avec les collectivités locales afin d'améliorer le processus d'exécution du budget ou pour sensibiliser les citoyens aux écarts dans les dépenses.
Afin d'améliorer la transparence, la responsabilité et l'intégrité de la réponse de la Zambie au projet COVID-19 et, plus largement, de son système de gestion des dons, Transparence Internationale-Zambie (TI-Z) a lancé une initiative de suivi de l'utilisation des dons COVID-19 en numéraire et en nature. TI-Z a adapté un outil de transparence et de responsabilité existant appelé le système CODOT17, pour saisir les données pertinentes sur la valeur monétaire, la source et le statut de décaissement des dons. Après la publication de son rapport de suivi, TI-Z s'est engagée auprès des institutions gouvernementales clés pour présenter ses conclusions et partager ses recommandations. TI-Z a également élaboré une présentation médiatique pour les points de presse et a préparé ses conclusions pour les médias sociaux et les campagnes de sensibilisation à plus long terme. TI-Z prévoit de continuer à assurer le suivi du système de gestion des dons et de lier son travail à d'autres processus de supervision du gouvernement, tels que le rapport d'audit du gouvernement sur le COVID-19, afin d'amplifier sa voix et son impact.
Les dépenses publiques en matière de projets, de biens et de services sont effectuées au moyen d'achats publics à partir de sources du marché. Environ un tiers de toutes les dépenses publiques dans le monde sont effectuées par le biais de marchés publics ; le reste comprend les salaires, les allocations de chômage, les paiements d'intérêts, les programmes de subventions, etc. Les marchés publics sont sujets à des inefficacités et des insuffisances qui peuvent souvent faciliter la corruption. Les groupes de suivi intéressés par le suivi des dépenses pour prévenir et combattre la corruption, ainsi que pour faire pression en faveur d'un respect strict des lois sur les marchés publics et des réformes nécessaires, suivent les marchés publics. Les groupes qui font le suivi d'un projet gouvernemental spécifique, un programme national ou une politique publique peuvent intégrer le suivi des marchés publics dans leur domaine d'intérêt afin de savoir comment les fonds sont dépensés.
La mise en ligne des procédures de passation de marchés s'est avérée être l'un des meilleurs moyens d'accroître la transparence des marchés publics. Les plates-formes de passation de marchés en ligne créées par les gouvernements, généralement à la suite d'un important travail de sensibilisation de la société civile, sont des portails où les organismes publics publient leurs avis de passation de marchés de biens et de services et où les entités du secteur privé peuvent postuler et soumissionner pour être sélectionnées. Dans les pays où de tels portails sont construits et consacrés par la loi, les groupes civiques peuvent utiliser les informations trouvées sur les plateformes pour assurer le suivi des procédures de passation de marchés publics.
Mais même une fois que les procédures de passation de marchés concurrentielles sont terminées et que les contrats sont attribués, le suivi de la mise en œuvre de ces contrats est important pour s'assurer que les travaux sont menés à bien et de haute qualité, et qu'ils touchent toutes les zones et communautés visées. C'est aussi un moment où les pratiques de corruption, comme les pots-de-vin, peuvent être détectées. Les groupes civiques ont utilisé des méthodologies de responsabilité sociale, telles que les enquêtes de suivi des dépenses publiques (PETS), pour faire le suivi de la mise en œuvre d'un programme ou d'un service gouvernemental et pour suivre les dépenses. Les PETS permettent d'évaluer la réalisation, la qualité et l'impact d'un ouvrage ou d'un service public acheté par le gouvernement. Ces informations sont partagées avec l'agence du gouvernement qui a fourni ce travail ou ce service afin de faire respecter les contrats et d'améliorer la prestation de services. Dans de nombreux cas, les agences gouvernementales s'associent à des groupes civiques pour utiliser le PETS afin de procéder au suivi du contrat.